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实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”

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都说这Excel & # 37324暗藏玄机,求最大值的马克斯& # 20989;数可以用于查找,用于查找的查找& # 20989;数可以对数据进行四舍五入& hellip就连看似人人都会的Excel & # 33258动排序,也藏着许多我们不知道的& ldquo小秘密& rdquo。今天我们就来探索一下这些藏在自动排序中的& ldquo小秘密& rdquo。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”

一、扩展选区

& ldquo苗老师,我的排序怎么不对了& rdquo,听到小白的呼唤,我快步走了过去。

& ldquo你看我只是想把这张表按照序号排序。& rdquo(如图1所示)

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密” 图一个

& ldquo但是排完以后,却变成了这个样子。数字排好了,姓名却没跟着数字变,姓名和序号全乱了。& rdquo

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图2

& ldquo出现这个问题,你一定是没有扩展选区。通常在表格中选中某列数据进行排序时,会弹出这样一个窗口& rdquo,如图3所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密” 图三

一般默认选择& ldquo扩展选定区域& rdquo再单击& ldquo排序& rdquo,就可以完成整体的排序。或者在排序之前,先选中整个数据区域,再点击排序,也可以完成整体的排序,并且不会再弹出这个提醒窗口。

二、多列排序的主次关键字

我们在进行多列排序的时候,经常会碰到这样一类问题:如果有两列数据都需要进行排序,我们怎么区分主次呢?如图4所示,需要将下面这张表先按照& ldquo部门& rdquo排序,再按照& ldquo区域& rdquo排序。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密” 图四

这时候先不要直接点击& ldquo升序& rdquo、& ldquo降序& rdquo按钮,而是先单击& ldquo排序& rdquo按钮,如图5所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图五

打开之后,如图6所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图六

我们把需要设置的排序条件都添加进设置框内,添加完一个条件之后,单击& ldquo添加条件& rdquo就可以添加第2个条件,如图7所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图七

设置完成后单击& ldquo确定& rdquo,就可以得到一个先按& ldquo区域& rdquo排序,再按& ldquo部门& rdquo排序的表格,如图8所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图八

由于我们开始要做的是一个先按& ldquo部门& rdquo排序,再按& ldquo区域& rdquo排序的表格,想要达到这一效果,就需要变更主次关键字。怎么变更呢?只需单击排序窗口的小三角即可,如图9所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图九

在这里我们选中& ldquo主要关键字& rdquo行,单击& ldquo向下& rdquo箭头,最后& ldquo确定& rdquo,就可以达到我们最初想要的排序效果。如图10所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图10

三、按颜色排序

& ldquo苗老师,我又碰到了个问题& rdquo,小白又发来了一张表,她说:& ldquo我有一些单元格标了黄色的底色,现在想把黄色的部分和没有底色的分开要怎么办?我复制插入都做了好久了。& rdquo

& ldquo排序呀,你这样一条一条的复制插入,做到明天也做不完。& rdquo

& ldquo这个也能排序吗?是要用函数吗?& rdquo

& ldquo不用。其实这个功能就在排序里,只是你平时没有留意。& rdquo

说着打开了她的表,如图11所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图11

在& ldquo数据& rdquo选项卡中,点击& ldquo排序& rdquo,进入& ldquo排序& rdquo的设置框。由于我们的数据是有标题的,所以要勾上& ldquo数据包含标题& rdquo。接着把& ldquo排序依据& rdquo设置为& ldquo单元格颜色& rdquo,& ldquo次序& rdquo可以根据需求,选择是先排有颜色的数据,还是无颜色的数据。这里我们设置将有颜色的单元格排在顶端。如图12所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图12

单击& ldquo确定& rdquo之后,就可以把有颜色的单元格和无颜色的单元格分开了,如图13所示

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图13

其实在& ldquo排序依据& rdquo里,还有其他的选项,比如按字体颜色排序等,大家下来可以自己试试。如图14所示

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图14

四、自定义排序

其实,除了上述讲到的排序外,还一个最容易被大家忽略的功能,就是& ldquo自定义排序& rdquo,它同样被隐藏在& ldquo排序& rdquo的界面里。如图15所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图15

我们可以对数字排序,对文字排序,但如果我们需要对特定的内容进行排序,怎么办呢?例如各地分公司的列表,公司内职位和领导的序列等,它们都有特定的顺序,在平时的工作中又经常需要被制作或排列。下图是我们公司里的部门顺序,假设它被打乱了,要怎么让它恢复成正常的顺序呢?

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图16

此时用普通的升序、降序肯定是办不到的,所以这个序列需要我们自己来设置。我们在排序设置框中,点击& ldquo自定义序列& rdquo,打开自定义序列的设置框,如图17所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图17

在& ldquo输入序列& rdquo的区域中,制作我们需要的序列。比如我们要做一个部门的序列,在& ldquo输入序列& rdquo的区域中,按照顺序依次输入部门名称,每个部门名称按回车键分隔。输入完成后单击& ldquo添加& rdquo,在左侧的& ldquo自定义序列& rdquo中就会出现刚刚添加的序列。如图18所示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”图18

设置完成后,只需在排序设置框中,选择& ldquo自定义序列& rdquo,点击设置好的部门序列,数据就可以按照我们设置的顺序进行排序了。如GIF19 & # 25152示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”GIF19

扩展功能:除了上述讲到的用法外,利用自定义序列排序,还可以让部门名称通过下拉的方式出现,如GIF20 & # 25152示。

实用Excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”GIF20

有了这个功能,只要写下第一个部门名称或第一个领导名称,就可以通过下拉的方式完成序列的录入,再也不怕部门名称错乱或是领导名字错漏了!怎么样,是不是很好用呢?

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