实用Excel技巧分享:谈如何规范录入数据？(在excel中，如何录入数据，具体有哪些步骤)

甚至很多excel老用户都会遇到自己的表格不规范的情况，导致在做数据统计的时候，公式非常复杂和烧脑，甚至最后的公式结果是错误的，但是找不到原因，也降低了工作效率。可见，我们在制作之前，了解一些表格的数据规范是非常必要的。磨刀不误砍柴。来看看吧~

Excel有自己的一套处理数据的规则。标准规范是一个单元格记录一个属性。今天，我们来学习如何以标准化的方式输入数据。

一.一个单元格和一个属性

如下两张表所示，我们需要对收款金额进行求和。

E列的数据是有单位的，数据也变成了文本属性，需要将数据除以或者用空代替单位才能求和，而K列的数据是标准的数值，可以直接求和。

如果要直接对E列求和，请在单元格E12中输入公式= sum (-left (E2: E11，Len (E2: E11)-1)，然后按shift+ctrl+enter完成。

这是一个数组公式，对于函数小白来说不容易理解和记忆。

并且很容易对k列求和。选择K列数据，点击【公式】-【自动求和】-【求和】，立即得到结果。

第二，避免使用合并单元格。

合并单元格仅限于需要打印的表单，不需要进行下一步的计算和统计汇总，比如招聘表单。

源数据表中禁止合并单元格。一个标准的数据源表应该是所有单元格都填满，一条记录，每行数据完整有序。

上图中的A列包含合并单元格，表面看起来很简单，处理数据时问题很多。同样，解决这些问题也需要一些技巧。

1.公式

比如把设计部门收到的数字加起来，用公式:=SUMIF(A2:A4，A2，E2:E4)，结果是:8。显然是不正确的，因为合并单元格后，只有第一个单元格A2有数据，其他单元格都是空白的。

筛选

过滤时只能得到一条记录，比如“设计部门”的编号。

排序

如果您需要按销售量排序，将出现以下对话框，并显示一个错误。

第三，标题不在工作表上。

Excel文档的标题可以显示在工作簿和工作表名称中，如下右图所示。

Excel表头行用于存储每一列数据的属性，如年龄、职务、销量字段，这些是过滤和排序的字段依据。

上图左边显示的“员工销售额统计表”这个标题，无非是告诉大家这个表是什么，没有其他功能。

因此，您可以在没有标题的情况下占据工作表的第一行。只要用右边显示的工作表和工作簿的名称来标记就行了。

第四，不要用空行空列来分隔数据。

如下图所示，第6行和第11行通过两个空行截断数据。要过滤下列所有数据，您必须首先选择区域A1: E13，然后进行过滤。如果中间没有空行，就不需要选择区域。把鼠标放在任何一个有数据的单元格里，直接过滤就可以了。

如果中间没有空行分区，把鼠标放在任意一个有数据的单元格，按ctrl+A选择所有数据，但是有分区后就不能了。

不仅仅是过滤，还有写公式。对于数据源，保持数据之间的连续性很重要。

如果真的需要分隔数据，可以把单元格边框加粗，改变单元格填充颜色等等。

第五，不要额外加总线。

标准数据源表不应包含如下所示的总计行。同时输入数据和加法是不可取的。

数据源可以随时添加或删除，因此总数会相应地变化。

正确的做法是先输入数据，再加起来。源数据表是一个表，汇总表是另一个工作表或其他区域。可以利用函数、透视表等完成汇总。

第六，尝试对同一类型的数据使用一个工作表。

不在同一个工作表中，筛选、排序、报价、汇总的难度要大得多，非常不利于操作。

如下图所示，很容易将所有数据放在一个工作表中，按月筛选汇总。

虽然一个几十上百个字符的长公式或者一个VBA码就可以完成多表合并，但前提还是要看数据源有多分散。所以在实际应用中，没必要给自己设置障碍和问题。

第七，同一个单元格记录一个属性。

如下所示，A列同一单元格中的所有数字相加。

为了解决这个问题，使用了一个长数组公式:

= SUM(TEXT(LEFT(TEXT(MID(A1 & amp；"a & quot，行($A$1:$B$5)，列(Sheet2！A:E))，)，列(Sheet2！A:E)-1)，& quot0;；0;！0 & gt；)*ISERR(-MID(A1，ROW $ A $ 1:$ B $ 5)-1，1)))

三键结束，得到结果。

如果上述数据源是标准化的，如下图所示，不同属性的数据记录在不同的单元格中。Sum变得非常非常简单，=SUM(D2:F2)，结果就得出了。

尤其是刚接触excel，还没有掌握一些技巧的时候，尽量把数据源标准化，虽然是个小问题，但也能节省不少工作时间~

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