实用Excel技巧分享:浅谈如何规范录入数据？（如何输入数据）

甚至很多excel老用户会遇到自己的表格不规范的情况，导致在做数据统计时公式非常复杂和烧脑，甚至最终公式结果是错误的，但无法找出原因，这也降低了工作效率。由此可见，我们在制作表格之前，了解一些表格的数据规范是非常必要的。磨刀时砍柴不是错误。一起来看看吧~

Excel有自己的一套数据处理规则。标准规范是一个单元格记录一个属性。今天，让我们学习如何以标准化的方式输入数据。

一。一个单元格和一个属性

如下两个表所示，我们需要对收款金额进行求和。

E列的数据有单位，数据也变成了文本属性，需要将数据进行除法运算或者用空代替单位才能求和，而K列的数据是标准数值，可以直接求和。

如果要直接对E列求和，请在单元格E12中输入公式= sum（-left（E2:E11，Len（E2:E11）-1），然后按shift+ctrl+enter完成操作。

这是一个数组公式，对于小白函数来说不容易理解和记忆。

并且很容易对k列求和。选择K列数据，点击【公式】-【自动求和】-【求和】，立即得到结果。

其次，避免使用合并单元格。

合并单元格仅限于需要打印的表单，不需要进行下一步的计算和统计汇总，例如招聘表单。

源数据表中禁止合并单元格。标准的数据源表应填充所有单元格，一条记录，每行数据完整有序。

上图中的A列包含合并单元格，表面上看起来很简单，在处理数据时会出现很多问题。同样，解决这些问题也需要一些技巧。

1.公式

例如，对设计部门收到的数字求和并使用公式:= SUMIF（A2:A4，A2，E2:E4），结果为:8。显然是不正确的，因为合并单元格后，只有第一个单元格A2有数据，其他单元格都是空白的。

筛选

筛选时只能得到一条记录，如“设计部门”的编号。

排序

如果您需要按销售量排序，将出现以下对话框并显示错误。

第三，标题不在工作表上。

Excel文档的标题可以显示在工作簿和工作表名称中，如下右图所示。

Excel标题行用于存储每列数据的属性，如年龄、职务和销售额字段，这些字段是筛选和排序的字段基础。

上图左边显示的标题“员工销售额统计表”无非是告诉大家这个表是什么，它没有其他功能。

因此，您可以在没有标题的情况下占据工作表的第一行。只需用右侧显示的工作表和工作簿的名称进行标记。

第四，不要使用空行和空列来分隔数据。

如下图所示，第6行和第11行通过两个空行切断数据。要过滤下列所有数据，您必须首先选择A1: E13区域，然后进行过滤。如果中间没有空白行，则无需选择该区域。只需将鼠标放在任何有数据的单元格中，并直接过滤即可。

如果中间没有空行分区，将鼠标放在任何有数据的单元格中，按ctrl+A选择所有数据，但有分区后就不能了。

不仅是过滤，还有写公式。对于数据源来说，保持数据之间的连续性非常重要。

如果确实需要分隔数据，可以将单元格边框加粗，更改单元格填充颜色等。

第五，不要增加额外的总行数。

标准数据源表不应包含如下所示的总计行。不建议同时输入数据和加法。

数据源可以随时添加或删除，因此总数会相应地变化。

正确的方法是先输入数据，然后再加起来。源数据表是一个表，汇总表是另一个工作表或其他区域。可以使用函数、数据透视表等完成汇总。

第六，尝试对相同类型的数据使用工作表。

不在同一个工作表中，筛选、排序、报价、汇总的难度要大得多，非常不利于操作。

如下图所示，很容易将所有数据放在一个工作表中，按月进行筛选和汇总。

虽然有几十或几百个字符的长公式或VBA代码可以完成多表合并，但前提仍然取决于数据源的分散程度。因此，在实际应用中，没有必要给自己设置障碍和问题。

第七，同一个单元格记录一个属性。

如下所示，A列中同一单元格中的所有数字相加。

为了解决这个问题，使用了一个长数组公式:

= SUM（TEXT（LEFT（TEXT（MID（A1 & amp；"a & quot，行（A$1:$B$5），列（Sheet2！A:E））、）列（Sheet2！a:E）-1）& quot；0;；0;！0 & gt；）* ISERR（-MID（A1，ROW $ A $ 1:$ B $ 5）-1，1））

三键结束，得到结果。

如果上述数据源是标准化的，如下图所示，不同属性的数据记录在不同的单元格中。求和变得非常非常简单，= SUM（D2:F2），然后得到结果。

尤其是在你刚接触excel，还没有掌握一些技巧的时候，尽量把数据源标准化，虽然是个小问题，也能节省不少工作时间~

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