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每个人都应该经常在工作中制作图表,对吗?我不知道你是如何处理正数和负数的。今天,我将向您介绍两种方法。一种是使用普通图表,但原始数据需要添加辅助列;另一个是软件的高版本可以直接使用瀑布图,这简直太方便了。如果你直接插入图表,你将智能地判断积极和消极,指示不同的颜色和方向。赶紧学起来!
作为一个职场小白领,没有一些看家本领是绝对不可能更好地生存下去的。俗话说:“文字不如表格,表格不如图片。”职场中90%的报表材料都是以PPT+图表的形式呈现的,原因很简单,因为图表可以一眼看出一组数据的趋势。
下表是一家公司8月份的收入和支出明细,现在需要用图表的形式表示出来。当老板看到图表时,他可以一眼看到公司8月份的收入和支出明细。
今天给大家分享的是分别通过Excel叠加图和Excel瀑布图制作公司每月收支图。最终效果如下:
一、Excel堆积直方图的制作
处理原始表格并添加占位符辅助列,如下图中的C列所示。在C4单元格中直接输入0,在C5单元格中输入累加公式:
= SUM($ D $ 4:D4),双击填充公式,注意求和区域开头的D4单元格是一个绝对引用,可以通过按F4快捷键进行切换,这样公式将在向下填充时累加。
为了避免负坐标,我们通过ABS函数将原始表格中的详细金额视为绝对值。
在E4单元格:= ABS(D4)中输入公式,然后双击填充柄向下填充公式。
选择B列、C列和E列中的数据,然后单击“插入”以选择图表中的堆积直方图。
结果如下图所示。图表的蓝色部分是我们在上一步中添加的辅助列C,它需要隐藏。
选择直方图后,右键单击并选择格式化数据系列。打开【格式化数据系列】对话框,并将分类间隔设置为50%。
设置后,图表变得更加紧凑。
选中蓝色列栏,右键选择“设置数据系列格式”,设置为无颜色填充和无边框。用蓝色填写图表中的收入数据,用橙色填写支出数据。然后把标题改为“某公司8月份收支情况”。结果如下:
选择柱形图,右键选择“添加数据标签”选项,在图表中显示收支数据。
此时,图表如下:
添加数据标签后,默认情况下,数据标签居中。如果需要调整,选择数字并右键选择【格式化数据标签】。
根据标签的位置调整数字的位置。
按Delete键删除辅助网格线。图表背景设置为黑色,字体颜色设置为白色。
将图表的标题移动到中心,并在标题下方插入一个文本框以设置二级标题(通常,这句话应明确指出我们的绘图观点,以便查看图表的人一眼就能理解图表的含义)。同时添加蓝色和橙色图例项,表示“增加”和“减少”。
选择直方图并单击设计选项卡中的添加图表元素。
打开添加图表元素并选择行中的系列行。
现在,您可以在每个直方图的中间看到一条连线。
上面的图表是通过堆叠直方图完成的。事实上,在2013年之后的版本中,Excel增加了瀑布图。我们也可以通过瀑布图制作上图,过程相对更简单容易。接下来,我们将使用2016版OFFICE中的瀑布图制作一张公司收支图。
二、瀑布图的制作
选择表格中B列和D列中的数据,单击插入中的图表,然后单击查看所有图表。我们可以在底部看到瀑布图,点击确定。
在新图表中,您可以看到表格中的正数和负数分别用两种颜色表示。
删除辅助网格线并将数据标签调整为11号。将图表的标题设置为某公司8月的收入和支出。
选择数据标签,右键单击并选择【格式化数据系列】,然后选择标签位置的中心。
将图表背景设置为黑色,并将所有其他文本内容调整为白色。
至此,我已经通过瀑布图完成了公司收入和支出的图表制作。
最后,让我们总结一下:
制作第一个叠加直方图的过程有点繁琐,需要自己添加辅助列才能达到效果。
第二张瀑布图的制作过程简单易行,只需直接插入图表,然后美化标题、填充颜色、字体和字号即可。
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