实用excel技巧分享:探索隐藏在自动排序中的“小秘密”（如果Excel自动排序）

据说这份excel中暗藏玄机。查找最大值的max函数可以用于搜索，搜索的lookup函数可以对数据进行四舍五入……就连看似人人都会自动排序的excel，也隐藏着许多我们不知道的“小秘密”。今天我们就来探究一下这些隐藏在自动分拣中的“小秘密”。

首先，扩大选民范围

“苗老师，我的排名怎么了？”听到小白的呼唤，我快步走了过去。

“你看，我只是想把这张表按序号排序。“（如图1所示）

2图1

“但争吵过后，事情变成了这样。数字是安排好了的，但名字并没有随着数字而改变，名字和序号都乱了。”

图2

“这个问题，你一定没有扩大选区。通常，当选择表中的一列数据进行排序时，会弹出这样一个窗口，如图3所示。

图3

通常，默认情况下，选择“扩展选定区域”然后单击“排序”即可完成整体排序。或者在排序之前，选择整个数据区域并单击排序，或者您可以完成整体排序，并且此提醒窗口不会再次弹出。

二、多列排序的主次关键词

当我们对多列进行排序时，我们经常会遇到这样一个问题:如果有两列数据需要排序，我们如何区分主列和次列呢？如图4所示，下表需要先按“部门”排序，然后再按“地区”排序。

图4

这时，不要直接点击“升序”和“降序”按钮，而是先点击“排序”按钮，如图5所示。

图5

打开后，如图6所示。

图6

我们将所有要设置的分类条件添加到设置框中。添加一个条件后，单击Add Condition添加第二个条件，如图7所示。

8图7

设置完成后点击OK，可以得到一个先按地区排序再按部门排序的表格，如图8所示。

图8

由于我们首先要做的是先按“部门”排序再按“地区”排序的表格，为了达到这种效果，我们需要更改主要和次要关键字。怎么改？只需单击排序窗口中的小三角形，如图9所示。

10图9

这里我们选择“主要关键字”行，单击“向下”箭头，最后单击“确定”以实现我们最初想要的排序效果。如图10所示。

图10

第三，按颜色排序

“苗老师，我还有一个问题。”小白寄来了另一份表格。她说:“我有一些标有黄色背景的细胞。如果我想把黄色部分和没有背景的部分分开，现在该怎么办？我已经复制和插入了很长时间。”

“整理，明天一个一个复制插入也做不完。”

“这也能排序吗？您想使用函数吗？”

“没有。实际上，这个功能在排序中，但您通常不会注意。”

她打开手表，如图11所示。

图112

在数据页签中，点击排序按钮，进入排序设置框。既然我们的数据有标题，我们应该勾选“数据包含标题”。然后将“排序依据”设置为“单元格颜色”，“排序”可以根据需要选择是先排列有颜色的数据还是先排列无颜色的数据。在这里，我们将彩色单元格设置为排列在顶部。如图12所示。

图13图12

单击OK后，您可以将彩色单元格与无色单元格分开，如图13所示。

图13

其实在“排序依据”中还有其他选项，比如按字体颜色排序，大家可以自己尝试一下。如图14中所示

图14

第四，自定义排序

其实除了上面提到的排序之外，还有一个最容易被大家忽略的功能，那就是“自定义排序”，它也隐藏在“排序”界面中。如图15所示。

图15

我们可以对数字和文本进行排序，但是如果我们需要对特定内容进行排序呢？例如，当地分公司的名单，公司中职位和领导的顺序等。，所有这些都有特定的顺序，并经常需要在平时的工作中进行制作或安排。下图是我们公司的部门顺序。假设它被打乱了，我们如何使它恢复正常秩序？

图16

这个时候用普通的升降序肯定是不行的，所以这个顺序需要我们自己设定。在排序设置框中，单击“自定义序列”打开自定义序列设置框，如图17所示。

图17

在“输入序列”区域，制作我们需要的序列。例如，我们需要对部门进行排序。在“输入顺序”区域，按顺序输入部门名称，每个部门名称之间用enter键分隔。输入后点击“添加”，刚刚添加的序列将出现在左侧的“自定义序列”中。如图18所示。

图18

设置完成后，只需在排序设置框中选择“自定义顺序”并单击设置的部门顺序，数据就可以按照我们设置的顺序进行排序。如图GIF19所示。

GIF19

扩展功能:除上述用法外，还可以使用自定义序列排序以下拉方式显示部门名称，如GIF20所示。

GIF20

有了这个功能，只要记下第一个部门名称或第一个领导姓名，就可以通过下拉的方式完成顺序录入，再也不怕部门名称混淆或领导姓名遗漏了！怎么样？好用吗？

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