电子邮件档案是什么意思？ （电子邮件档案是什么意思？）

每日办公室工作每天收到大量电子邮件，尤其是内部公司沟通，合作谈判，客户联系信息等。 但是随着时间的流逝，电子邮件档案是什么意思？许多人感到困惑。 档案是长期存储，集中式且轻松搜索旧电子邮件。 本文从各个角度详细介绍了“电子邮件档案”，从而使您可以充分理解此企业级功能。

1：什么是电子邮件存档？

1。基本定义

电子邮件档案是从活动邮箱发送到专用于长期存储的空间的电子邮件的移动。 这是集中的，而不是删除或简单的备份，您可以随时搜索和搜索。 就像清洁和清洁办公室邮箱一样，电子邮件仍处于“文件”状态。

2。备份和删除之间有什么区别？

删除：持续的删除，空的空间，但是电子邮件已经消失了。

备份：只需保留一个副本，主要是为了意外恢复即可。

存档：专注于长期管理，适合检查，搜索，出口，合规性和审核电子邮件。

2：为什么企业需要进行电子邮件档案？ 1。合规性或证据收集要求

许多行业（财务，药品，法律）要求保留电子邮件记录以进行审计或响应。该档案可以提供原始的可跟踪电子邮件。

2。提高的搜索效率

可以通过时间，关键字和发件人快速检索存档的电子邮件，从而节省了时间和精力。几年前找到电子邮件特别有用。

3。保存电子邮件空间

如果将旧电子邮件移至档案空间，则会发布主要的电子邮件空间，并且不会影响发送和接收体验。

4。删除错误并防止篡改

无法修改或删除普通用户以确保数据完整性和安全性。

3：有关扩展电子邮件档案的注释

1。许可管理

每个可以查看档案，导出电子邮件或使用搜索权限的人都应明确计划。通常，IT和管理层具有很高的权威。

2。保留期

根据法律或公司系统（例如3、5或7年的存储空间）设置它，如果到期后可以自动清洁。

3。系统稳定性

存档系统必须稳定运行，以确保存档数据完成并确保其支持报告和日志查看。

4。搜索和导出

需要快速检索存档的电子邮件，并且可以将批量导出到EMML，PDF或其他对档案和法律需求有用的格式。

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